Die Zeiten der Aktenstapel auf dem Schreibtisch und der Regalwände voller Ordner sind für die Geschäftsführer des GWS Grundstücks- und Wohnungswirtschafts-Service in Bad Kreuznach Petra Mohns und Eckhard Hoseus lange vorbei. Sie haben sich seit einigen Jahren das Thema Digitalisierung auf die Fahnen geschrieben.
Bereits 2012 verfolgt die staatlich geprüfte Haus- und Grundstücksfachverwalterin (IMI) eine digitale Strategie. Stand zum Start ins papierlose Büro zunächst noch die Aktenflut im Vordergrund, arbeitet das Unternehmen heute weitgehend papierlos. „2020 konnte eine Einsparung von mehr als 200.000 Seiten Papier erreicht werden", bestätigt Mohns.
„Im Rahmen unserer Digitalisierungsstrategie hatten wir uns auch Gedanken gemacht, wie wir in Zukunft unsere Vorgänge effizienter bearbeiten könnten", erklärt Mohns. Schadensmeldungen seien bisher telefonisch entgegengenommen, händisch notiert und nachfolgende Schritte eingeleitet worden. Aufträge an Handwerker und deren Rechnungen mussten ebenfalls manuell bearbeitet werden. Zu guter Letzt wurden alle Dokumente bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in Aktenordner einsortiert. „Bei aufwendigen Vorgängen dauerte die Suche lange, manchmal bis zu einer Stunde – das war kein optimaler Zustand", blickt Mohns zurück.
Mit dem Ziel, eine digitale Lösung zu finden, die Suchzeiten reduziert und zusammenhängende Kommunikationsschritte in einem einzelnen Vorgang zusammenfasst, führte der GWS daher 2018 die Cloud-Lösung Casavi ein. Mit dieser können Kommunikations- und Servicevorgänge einfacher und kundenfreundlicher gestaltet werden. Schnittstellen zur vorhandenen Abrechnungssoftware Haufe PowerHaus und eine Eigentümer-/ Mieter-App komplettieren das Angebot. Insgesamt dauerte die Einführung der Software knapp vier Wochen. In dieser Zeit wurde die Immobilienverwaltung aktiv von Casavi begleitet, die Mitarbeiter konnten sich über angebotene Webinare und Erklärvideos informieren.
Heute zeigt sich: Die Arbeit hat sich gelohnt. Kunden können den GWS auch unabhängig von Bürozeiten erreichen. Besonders die Reduzierung der zahlreichen Telefonate durch die digitale Kommunikation bringt eine erhebliche Erleichterung. „50 Prozent der Telefonate fallen weg", weiß Mohns. „Das spart eine Menge Zeit und hilft uns bei der schnellen Bearbeitung." Und wenn sich doch ein Kunde per Telefon meldet, kann direkt ein neuer Vorgang angelegt und dieser künftig digital bearbeitet werden.
Mit der Nutzung der Software hat Petra Mohns zahlreiche Prozesse in ihrer Immobilienverwaltung optimiert: von der automatischen Sollstellung bis zum Datenschutz. Das Ergebnis ist eine beispielhafte Effizienz. Die schlanken und gleichzeitig fehlerreduzierten Prozesse wirken sich enorm auf die Qualität der Kundenbetreuung aus. Mieter und Eigentümer erfahren das in ihren Abrechnungen. Diese werden dank tagesaktueller Buchung bereits Anfang Januar zügig erstellt. „Eigentümer mit Mieteinnahmen loben uns dafür, dass wir die Einnahmen-Überschuss-Rechnung so früh bereitstellen", sagt sie. Doch auch das integrierte Kundenportal macht ihr Freude: Kunden, Eigentümer und Mieter, die das GWS-Portal nutzen, können dort den Service ihrer Hausverwaltung bewerten. 2019 wurde davon mehr als 5000-mal Gebrauch gemacht – mit einem erfreulichen Resultat: „Mit einer Gesamtbewertung von 4,8 von 5 Sternen bin ich wirklich zufrieden", sagt Geschäftsführerin Petra Mohns.
Mittlerweile ist die Immobilienverwaltung der Digitalisierung des gesamten Unternehmens ein gutes Stück näher gekommen. „Wenn Kunden und Mitarbeiter zufrieden sind, war das genau die richtige Entscheidung", ist sich die Geschäftsführerin sicher. „Ich empfehle jedem meiner Kollegen, so früh wie möglich mit der Umstellung zu starten."
Die GWS Grundstücks- und Wohnungswirtschafts-Service GmbH verwaltet Miet- und Wohnungseigentumsobjekte in Bad Kreuznach und Region und bietet einen Abrechnungsservice an. Geschäftsführerin Petra Mohns, Geschäftsführer Eckhard Hoseus und ihre 15 Mitarbeiter betreuen 360 Objekte mit 8.500 Einheiten und erstellen jährlich 3.000 Fremdabrechnungen. Die Sparkasse Rhein-Nahe übernahm 2020 einen Teil des Unternehmens mit dem Ziel, ihre Kunden – über Verkauf und Finanzierung hinaus – zu betreuen und zu begleiten. Mit dieser Allianz im Bereich Hausverwaltung rundet die Sparkasse ihr Dienstleistungsangebot rund um die Immobilie weiter ab und kann ihren Kunden, die über vermieteten Grundbesitz verfügen, ein professionelles Gebäudemanagement anbieten.
Dieser Artikel erschien zuerst in der Print-Ausgabe der Potenziale in der Ausgabe 02/2022 auf den Seiten 20-21. Bild: GWS Grundstücks- und Wohnungswirtschafts- Service. Redaktion: BESTFALL GmbH, Mainz
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